Протокол собрания

Протокол (Стенограмма) — это письменный документ, отражающий ход общественного собрания или слушания.

Протокол, содержащий дословную запись выступлений участников собрания или слушания, может также называться стенограммой.

Ведение протокола

Как правило, протокол ведется во время заседания секретарем, при ведении протокола может использоваться стенография, звукозаписывающее оборудование или видеосъёмка. После окончания собрания оформленный протокол сообщается участникам собрания и другим заинтересованным лицам. Некоторые организации используют для ведения протоколов программные средства распознавания речи в реальном времени.

Степень подробности протокола определяется регламентом собрания. В большинстве случаев протокол может содержать лишь перечень вопросов, основные тезисы выступлений и принятые решения. Однако, в ряде случаев дословная запись всех выступлений на собрании может оказаться совершенно необходимой. Протоколы заседаний законодательных органов, судебных инстанций, советов директоров компаний являются важными юридическими документами и сохраняются в архивах.

Форма протокола

Как правило, заголовок протокола содержит название собрания или организации (например, «Протокол собрания совета директоров»), дату собрания, место, список участников, повестку дня и время объявления собрания открытым. Участникам собрания могут быть присвоены сокращения для дальнейшего использования в тексте протокола (Иван Петрович Сергеев может быть обозначен как С, ИС или ИПС).

В сокращенной форме протокола (так называемая форма «слушали-постановили») далее перечисляются основные вопросы собрания, принятые по ним решения и результаты голосования. При необходимости протокол может быть сделан более подробным, вплоть до дословного, включая описание событий в зале собрания.

Поскольку основной функцией протокола является документальная фиксация принятых решений, любая форма протокола должна содержать все основные вопросы собрания и принятые по ним решения. Также в протокол обязательно заносятся выданные поручения (формулировки вида «Поручить И. П. Сергееву разработать план организации филиала компании»). Более подробные формы протокола могут содержать также дополнительные, побочные и другие виды вопросов, решаемых на собрании. При поименном голосовании его результаты полностью отражаются в протоколе.

Подготовленный по итогам собрания проект протокола, как правило, подписывается секретарем собрания и утверждается председателем. Некоторые сборники регламента требуют, чтобы протокол утверждался участниками собрания, либо путём сбора подписей, либо путём голосования на следующем собрании.

См. также

• Правила распорядка Роберта
• Стенография